SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali – Segnalazioni di violazioni di norme nazionali ed europee (c.d. whistleblowing)

Titolare del trattamento: Corsi di Lingue Varese srl

Il Titolare, anche attraverso l’organo di gestione del canale di segnalazione interna, può trattare i dati personali dell’interessato nel contesto dei canali istituiti nel rispetto della normativa applicabile, per permettere la segnalazione di violazioni di norme nazionali e comunitarie che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Corsi di Lingue Varese srl (c.d. whistleblowing), nonché per la gestione di tali segnalazioni.

La presente informativa deve essere letta unitamente alle “Istruzioni per le segnalazioni whistleblowing” su canale interno.

Soggetti interessati: L’informativa si applica ai soggetti che segnalano le suddette violazioni, ai soggetti segnalati indicati come presunti responsabili, ai soggetti implicati nelle violazioni (anche come testimoni), ai soggetti al corrente dei fatti o comunque menzionati nella segnalazione ed ai facilitatori.

Finalità e modalità del trattamento: il Titolare, anche attraverso l’organo di gestione del canale di segnalazione interna, può trattare i dati personali per la ricezione e gestione della segnalazione, compresa la fase di indagine, l’applicazione di misure correttive, il monitoraggio della loro applicazione e l’aggiornamento del segnalante sui risultati del procedimento, la sua eventuale difesa in giudizio e/o l’eventuale difesa del segnalato.

Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti manuali e/o informatici con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, nel rispetto della normativa vigente in materia ed applicando le misure tecniche ed organizzative previste.

Base giuridica: le attività di trattamento sono svolte in base ad un obbligo legale a cui il Titolare è soggetto (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR), ai sensi della normativa applicabile in materia di whistleblowing D.lgs 24/2023.

Qualora, nell’ambito di una segnalazione, vengano fornite categorie particolari di dati, il Titolare le tratterà in virtù delle seguenti deroghe previste dall’art. 9 GDPR, consistenti:

nella necessità di assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9, par. 2, lett. b) GDPR);
nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali (art. 9, par. 2, lett. f) GDPR) per quanto concerne il trattamento dei dati personali necessari in sede di contenzioso o in sede precontenziosa, per far valere o difendere un diritto, anche del Titolare o di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o di arbitrato e conciliazione.

Inoltre, per quanto concerne la rivelazione dell’identità del segnalante a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere la segnalazione e l’utilizzabilità della segnalazione se l’identità del segnalante è necessaria per la difesa del segnalato, in conformità a quanto previsto dall’art. 12 commi 2 e 5 del D.Lgs 24/2023 la base giuridica è rappresentata dal consenso fornito dal segnalante.

Il consenso del segnalante è necessario anche per conservazione di registrazioni e/o trascrizioni di telefonate, messaggi, conversazioni nel corso di incontri riservati (art. 14 commi 2 e 4 D.Lgs 24/2023).

Categorie di dati personali e fonti di origine dei dati: in base all’esperienza del Titolare, possono essere trattati i seguenti dati personali dei soggetti interessati:

dati identificativi;
dati di contatto;
dati relativi alle presunte condotte segnalate, attribuite al segnalato, nelle quali l’interessato potrebbe essere coinvolto o delle quali potrebbe essere a conoscenza;
immagini e altra documentazione allegata alla segnalazione;
categorie particolari di dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione;
contenuti delle comunicazioni scambiate tra il segnalante e i soggetti/soggetto che gestiscono la segnalazione.

I dati personali dei soggetti diversi dal segnalante sono solitamente forniti dal segnalante tramite la segnalazione oppure dagli altri soggetti interessati (qualora questi siano sentiti durante l’indagine).

Comunicazione dei dati: potranno venire a conoscenza dei dati solo i soggetti specificatamente autorizzati da Corsi di Lingue Varese srl nel ruolo di membri dell’Organismo di gestione del canale di segnalazione interno ed eventualmente quelli coinvolti nell’analisi e nell’indagine. In ogni caso, l’identità del segnalante, e qualsiasi altra informazione da cui la si può evincere, possono essere rivelate a soggetti diversi dai soggetti autorizzati/designati a gestire la segnalazione o l’indagine per conto del Titolare, solo con l’autorizzazione del segnalante oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile. La tutela della riservatezza viene garantita anche agli altri soggetti interessati, fino alla conclusione del procedimento avviato in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante. Tuttavia, nel caso in cui la segnalazione sia oggetto di denuncia alle autorità competenti, l’obbligo di riservatezza dell’identità delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi e alle condizioni previste dalla normativa applicabile.

Inoltre, i dati o parte dei dati potrebbero essere condivisi con i seguenti soggetti esterni, a seconda dei casi:

agenti in qualità di titolari autonomi del trattamento o responsabili del trattamento;
avvocati e consulenti, che forniscono servizi di consulenza o di indagine;
autorità giudiziarie, di vigilanza, supervisione o di polizia, nei casi previsti dalla legge.

Nella misura di quanto strettamente indispensabile e, comunque, a fronte di apposite garanzie, i dati potrebbero essere trattati da società che forniscono al Titolare la piattaforma per la segnalazione, sistemi informativi e/o società che sono coinvolte nella loro manutenzione e sicurezza.

I dati personali non sono oggetto di diffusione; non sono trasferiti al di fuori dello SEE o, nel caso che lo siano il trasferimento è assistito dalle garanzie di cui al Capo V del REG. UE 2016/679, inoltre i dati non saranno soggetti a processi decisionali interamente automatizzati.

Tempi di conservazione: nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per il tempo necessario a evadere la segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione al segnalante dell’esito finale della procedura di segnalazione. Sono fatti salvi eventuali specifici obblighi normativi o la sopravvenuta necessità del Titolare di agire o difendersi in giudizio, che rendano necessario il trattamento e la conservazione dei dati per periodi di tempo superiori.

Obbligatorietà del conferimento dei dati: è possibile inoltrare una segnalazione in forma anonima o non anonima come indicato nelle “Istruzioni per le segnalazioni whistleblowing”. In caso di segnalazione anonima, il Titolare, anche attraverso l’organo di gestione del canale di segnalazione interna, potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Pertanto, il segnalante è invitato a segnalare qualsiasi violazione fornendo tutte le informazioni richieste, così da permettere all’organo di gestione del canale di segnalazione interna di procedere con la fase investigativa. In ogni caso, il Titolare assicurerà che tutti i dati personali trattati nel contesto della segnalazione rimangano strettamente riservati.

XXX segnala, tuttavia, che l’esercizio dei diritti dell’interessato potrebbe essere limitato o escluso, ai sensi di quanto previsto dalla Normativa Privacy, nel caso in cui dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo alla autorità di controllo competente (per l’Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali, www.garanteprivacy.it), qualora ritenesse che il trattamento dei suoi dati risultasse contrario alla normativa in vigore.

Corsi di Lingue Varese ha designato un Responsabile della protezione dei dati personali (c.d. DPO Data Protection Officer) che può essere contattato all’indirizzo: infovarese@corsilingue.va.it

Il Titolare si riserva di apportare alla presente informativa tutte le modifiche che ritenesse utile, anche in relazione all’evoluzione della normativa in vigore, dandone la più ampia visibilità agli interessati.

Emissione 27/11/2023

Istruzioni per le segnalazioni whistleblowing

Chi può segnalare?

Corsi di Lingue Varese srl si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce o ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, e nello specifico:

i dipendenti di Corsi di Lingue Varese srl;
i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’ 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di Corsi di Lingue Varese srl;
i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di Corsi di Lingue Varese srl;
i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso Corsi di Lingue Varese srl;
i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Corsi di Lingue Varese srl;
i clienti, i potenziali clienti, di Corsi di Lingue Varese srl
i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di Corsi di Lingue Varese srl, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

di comportarsi in modo analogo.

A tal fine, Corsi di Lingue Varese srl ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e incaricato l’Organismo di Vigilanza (si seguito ODV) quale Organo di gestione del canale di segnalazione interno ai sensi del D.lgs 24/2023.

Corsi di Lingue Varese srl vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

quando il rapporto giuridico tra Corsi di Lingue Varese srl o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
quando il rapporto giuridico tra Corsi di Lingue Varese srl ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova per i dipendenti;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa segnalare?

Corsi di Lingue Varese srl incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a Corsi di Lingue Varese srl.

Cosa non segnalare?

Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Eventuali segnalazioni su temi HR (es. molestie, bullismo, pari opportunità, diversità di genere) saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia.

Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, Corsi di Lingue Varese srl si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati/distrutti o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

Come segnalare?

In attuazione alla normativa, Corsi di Lingue Varese srl mette a disposizione le seguenti modalità per effettuare una segnalazione interna:

Forma scritta
Incontro riservato

La segnalazione in forma scritta tramite raccomandata/posta ordinaria
Per il segnalante che privilegia la segnalazione in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) o posta ordinaria, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, laddove il segnalante non volesse mantenere l’anonimato; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento per poter essere contattato (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di Corsi di Lingue Varese srl) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico). Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata a “Organo di gestione del canale di segnalazione” presso Corsi di Lingue Varese srl Via Veratti 11, 21100 Varese. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte di Corsi di Lingue Varese srl.

Laddove il segnalante non utilizzasse una sola busta la sua segnalazione verrà comunque presa in carico.

Incontro riservato

Infine, laddove il segnalante desiderasse ottenere un colloquio riservato con l’ODV o con un membro dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interno lo può richiedere tramite la segnalazione in forma scritta (secondo le modalità precedentemente indicate) indicando preferibilmente il luogo dove desidera che sia organizzato l’incontro che sarà verbalizzato e sottoscritto dal segnalante solo con il suo consenso. Laddove fosse richiesto da parte del segnalante può essere organizzato anche un incontro tramite piattaforma a distanza (es. teams).

Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.

Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una divulgazione pubblica, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Come ulteriormente può essere protetto il segnalante?

Al fine di tutelare il segnalante è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle indicate, in particolare si suggerisce al segnalante:

di fornire esclusivamente informazioni attenenti alla segnalazione;
di effettuare alla casella di posta elettronica (se ha privilegiato tale canale) da un collegamento non aziendale (ad esempio dalla propria abitazione);
utilizzare un browser in navigazione anonima e provvedere successivamente all’eliminazione della cronologia di navigazione del browser. Il segnalante in tal modo può aumentare al massimo la riservatezza (riducendo il rischio di osservazioni indiscrete).

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?

È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti (testimoni) o potenzialmente danneggiati.

La segnalazione inoltre:

deve indicare le generalità del segnalante laddove questo non voglia mantenere l’anonimato;
deve indicare un recapito del segnalante a cui comunicare gli aggiornamenti (ad esempio, come precedentemente indicato, una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di Corsi di Lingue Varese srl).

Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

È possibile effettuare segnalazioni anonime?

Corsi di Lingue Varese srl incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione e/o di contattate il segnalante per dare riscontro del ricevimento della segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da Corsi di Lingue Varese srl. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, Corsi di Lingue Varese srl tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.

Cosa fa Corsi di Lingue Varese srl dopo aver ricevuto la segnalazione?

Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

ricezione della segnalazione;
valutazione preliminare a cura dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interna;
indagine;
chiusura della segnalazione.

L’Organo di gestione del canale di segnalazione interna verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da Corsi di Lingue Varese srl in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti Corsi di Lingue Varese srl – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;
qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);
qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
qualora l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

In tutti questi casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).

Da chi è composto l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna?

L’Organo di gestione del canale di segnalazione interna è composto da membri indipendenti e non esecutivi che sono stati scelti e designati in ragione della loro competenza e tenuti alla completa riservatezza delle informazioni di cui possono venire a conoscenza.